ASSOCIATION DES SOCIÉTÉS D’AIDE AU DÉVELOPEMENT DES COLLECTIVITÉS DE L’ONTARIO (ASADCO)
DÉCLARATION SUR LE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE
INTRODUCTION

L’ASADCO est une organisation provinciale sans but lucratif dont le conseil d’administration est constitué de bénévoles et qui compte sur un personnel professionnel. Elle soutient ses membres et leur fournit des services dans le but d’améliorer leur capacité, leur rendement et leur efficacité. ASADCO est le propriétaire et l'opérateur d’Institut de Perfectionnement de Développement des Collectivités (IPDC), connu comme Apprendre en ligne, et les règles de confidentialité d'ASADCO s'appliquent à ce site web d'apprentissage en ligne.

Cette déclaration résume les politiques et les procédures en matière de respect de la vie privée de l’ASADCO qui ont été élaborées pour assurer la conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). La LPRPDE définit les règles qui régissent la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels d’un client et protège ces renseignements dans le cours des activités commerciales, comme le définit la législation.

QU’ENTEND-ON PAR « RENSEIGNEMENTS PERSONNELS »

En vertu de la LPRPDE, l’expression « renseignements personnels » s’entend de tout renseignement au sujet d’une personne identifiable, y compris le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro d’assurance sociale et la date de naissance. Elle s’entend aussi, sans en exclure d’autres, d’autres renseignements qui ont trait à l’identité, comme la nationalité, le sexe, la situation de famille, les renseignements financiers et les antécédents en matière de crédit.

FINS AUXQUELLES SERVENT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’ASADCO ne recueille que les renseignements personnels qui sont nécessaires pour vérifier l’information auprès de tiers, comme les établissements financiers ou les compagnies d’assurance, et pour faire rapport à Industrie Canada, le ministère fédéral qui administre le programme des Sociétés d’aide au développement des collectivités de l’Ontario.

CONSENTEMENT

Au moment où la personne remplira une demande, l’ASADCO cherchera à obtenir son consentement explicite écrit relativement à la collecte, à l’utilisation, à la conservation et à la divulgation des renseignements personnels qui la concernent aux fins qui sont prévues dans la Politique en matière de respect de la vie privée de l’ASADCO.
Un requérant peut choisir de ne pas fournir certains ou tous les renseignements personnels demandés, mais si l’ASADCO n’est pas en mesure de recueillir suffisamment de renseignements pour valider la demande, celle-ci peut être rejetée.

EXACTITUDE

L’ASADCO veille à ce que les renseignements personnels qui se trouvent dans ses dossiers actifs soient exacts, à jour et complets. Lorsqu’un client informe l’ASADCO que les renseignements personnels qui la concernent doivent être corrigés ou mis à jour, celle-ci apportera les modifications nécessaires. Les renseignements qui se trouvent dans les dossiers inactifs ne sont pas mis à jour.

LIMITER L’UTILISATION, LA CONSERVATION ET LA DIVULGATION

L’ASADCO n’utilise et ne conserve les renseignements personnels qu’aux seules fins auxquelles la personne a consenti.
Les renseignements personnels ne seront divulgués qu’aux seuls employés, membres des comités et conseil d’administration de l’ASADCO qui doivent connaître ces renseignements pour les fins prévues dans la Politique en matière de respect de la vie privée.

PRÉCAUTIONS

L’ASADCO, en conformité avec sa Politique de sécurité, de conservation et de destruction des renseignements, recourt à des mesures physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger les renseignements personnels contre l’accès non autorisé ou la divulgation involontaire. Ces précautions comprennent, sans en exclure d’autres :

Précautions physiques
Les dossiers actifs sont rangés dans des classeurs à tiroirs barrés qui se trouvent dans des aires de travail dont l’accès se limite aux employés et aux bénévoles autorisés de l’ASADCO. Les dossiers inactifs sont rangés dans des classeurs à tiroirs durant sept ans, après quoi les renseignements sont déchiquetés avant d’en disposer.

Précautions organisationnelles
Les employés et les bénévoles de l’ASADCO ainsi que les tiers fournisseurs de service signent une convention de confidentialité par laquelle ils s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès.

Précautions technologiques
Les renseignements personnels qui se trouvent dans les ordinateurs et les bases de données électroniques de l’ASADCO sont protégés par des mots de passe. De plus, le serveur Internet dispose d’une architecture garde-barrière suffisante pour protéger la base de données contre les attaques de virus et le piratage.

Transmission électronique des renseignements

Nonobstant les précautions technologiques pries par l’ASADCO, toutes les transmissions par Internet sont sujettes à la perte, à l’erreur d’acheminement, à l’interception et au mauvais usage. Pour cette raison, l’ASADCO présumera qu’elle a le consentement de communiquer par Internet dès que la personne, en remplissant sa demande, signera pour consentir à ce que les renseignements personnels qui la concernent soient recueillis, utilisés, conservés et divulgués, sauf avis contraire de sa part.

ACCÈS DE LA PERSONNE

Une personne qui souhaite examiner ou vérifier quels renseignements personnels l’ASADCO détient, peut faire une demande d’accès par écrit au chef de la protection des renseignements personnels de l’ASADCO. Après avoir vérifié l’identité de la personne, le chef de la protection des renseignements personnels doit répondre dans les 60 jours qui suivent

ENQUÊTES RELATIVES AUX PLAINTES

Si une personne a des préoccupations au sujet des pratiques de traitement des renseignements personnels de l’ASADCO, elle peut remettre une plainte écrite au chef de la protection des renseignements personnels. Après avoir vérifié l’identité de la personne, le chef de la protection des renseignements personnels entreprendra rapidement une enquête et présentera un rapport écrit à la personne.
Si la personne n’est pas satisfaite du rapport du chef de la protection des renseignements personnels ou si elle considère que les mesures qu’a prises l’ASADCO ne sont pas suffisantes, elle peut présenter une plainte au Commissaire à la vie privée du Canada, dont l’adresse vous est gracieusement fournie dans cette Déclaration sur le respect de la vie privée.

MODIFICATIONS À NOTRE POLITIQUE EN MATIÈRE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE

Cette Déclaration sur le respect de la vie privée est un résumé de la Politique en matière de respect de la vie privée de l’ASADCO. Pour connaître tous les détails des politiques et des procédures de l’ASADCO en matière de respect de la vie privée, veuillez demander une copie de la Politique en matière de respect de la vie privée à l’ASADCO ou consultez notre site Web, à l’adresse : www.ontsadc.com.
La Politique en matière de respect de la vie privée de l’ASADCO et cette Déclaration sur le respect de la vie privée sont entrées en vigueur le 10 mai 2004 avec application rétroactive au 1er janvier 2004. La Politique en matière de respect de la vie privée de l’ASADCO et cette Déclaration sur le respect de la vie privée peuvent être mises à jour, quand il y a lieu, pour refléter les modifications qui sont apportées aux lois fédérales et provinciales applicables. Toute modification à la Politique en matière de respect de la vie privée sera publiée dans le site Web de l’ASADCO et s’appliquera aux renseignements personnels qui seront recueillis à compter de la date de la publication du texte révisé de cette politique.

PERSONNE-RESSOURCE

Si vous avez des questions au sujet de la Politique en matière de respect de la vie privée, de la Politique de sécurité, de conservation et de destruction des renseignements ou de cette Déclaration sur le respect de la vie privée de l’ASADCO ou si vous souhaitez présenter une demande d’accès aux renseignements personnels qui vous concernent, veuillez entrer en communication avec :
Chef de la protection des renseignements personnels : Diana Jedig Association des Sociétiés d’Aide au Développement des Collectivités de l’Ontario 300 chemin South Edgeware St. Thomas (Ontario) N5P 4L1 Courriel: djedig@oacfdc.com Téléphone : (888) 633-2326 Télécopieur : (519) 633-3563

AUTRES LIENS UTILES EN MATIÈRE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE

Pour obtenir une copie de la LPRPDE ou pour obtenir des réponses à d’autres questions au sujet de la législation sur le respect de la vie privée, veuillez trouver ci-dessous des liens utiles.
Commissaire à la vie privée du Canada
www.privcom.gc.ca
112, rue Kent Ottawa ON K1A 1H3

Commissaire à l’information et à la vie privée de l’Ontario
www.privcom.on.ca

Site Web de la Politique en matière de respect de la vie privée de L’ASADCO : www.ontsadc.com

Siskind, Cromarty, Ivey & Dowler LLP

Groupe spécialisé en droit du respect de la vie privée :
www.siskindsprivacylaw.com